Aviso sobre la privacidad de los datos
Nos tomamos muy en serio la protección de datos y la confidencialidad. Antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre la privacidad de los datos.
Organismo responsable y persona responsable de la protección de datos
El responsable de la privacidad de los datos en el sistema de denuncias es
Grupo Babilou Family
60, avenue de l’Europe
92270 Bois-Colombes
dpo@babilou.com
Nuestra organización ha designado a un responsable de la protección de datos. Las preguntas sobre la protección y privacidad de los datos pueden enviarse a dpo@babilou.com
El sistema de denuncias lo administra en nuestro nombre una empresa especializada en este ámbito, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, D-80333 Múnich, en Baviera (Alemania).
Datos personales
Los datos personales y la información que se introducen en el sistema de denuncias se almacenan en una base de datos gestionada por EQS en un centro de datos de alta seguridad. Solamente nuestra organización tiene acceso a los datos. EQS y otros terceros no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza durante el proceso certificado a través de medidas técnicas y organizativas de gran alcance.
Todos los datos se almacenan cifrados con varios niveles de protección por contraseña y se basan en un sistema de autorizaciones, de manera que el acceso esté restringido a un círculo muy pequeño de destinatarios expresamente autorizados.
Propósito del sistema de denuncias y base legal
El sistema de denuncias (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes relativos a infracciones legales y de cumplimiento. Solo trataremos sus datos personales si fuera necesario para el cumplimiento de obligaciones legales. Aquí se incluyen, en concreto, las notificaciones de hechos pertinentes en virtud de la legislación penal, sobre competencia y laboral.
Por último, sus datos personales se tratarán si fuera necesario para proteger los intereses legítimos de la organización o de un tercero. Tenemos un interés legítimo en el tratamiento de los datos personales con el fin de prevenir y detectar infracciones dentro de la organización, de verificar la legitimidad de los procesos internos y de salvaguardar la integridad de la organización.
Tipo de datos personales recopilados
El uso del sistema de denuncias es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncia, recopilaremos la siguiente información personal:
- su nombre, si ha decidido revelar su identidad;
- si es usted empleado de nuestra organización; y
- los nombres y otra información personal de las personas que mencione en el mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de empleados que han sido expresamente autorizados y han recibido formación específica, y son tratados siempre de manera confidencial. Los empleados de Babilou Family evaluarán el incidente y realizarán las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al tramitar un mensaje, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de nuestra organización o con empleados de otras empresas del grupo, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales. Estas últimas pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo y que tengan normativas diferentes en materia de privacidad de los datos personales. A la hora de compartir los mensajes siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de privacidad de los datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Información a la persona acusada
Como principio básico, la ley nos obliga a informar a las personas acusadas de que hemos recibido un mensaje que les concierne, a menos que esto ponga en peligro las futuras investigaciones sobre el mensaje. Al hacerlo, su identidad como alertador no será revelada en la medida que permita la ley.
Derechos de las personas interesadas
De acuerdo con la ley vigente de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje tienen derecho de acceso, rectificación, supresión y limitación del tratamiento, y el derecho a oponerse al tratamiento de los datos personales que les conciernan. Si se ejerce el derecho de oposición, examinaremos de inmediato hasta qué grado los datos almacenados son aún necesarios para el procesamiento de un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Además, usted tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad de control.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación del mensaje, o mientras exista un interés legítimo de la organización o sea obligatorio según la ley. Una vez que haya concluido el procesamiento del mensaje, estos datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del portal de denuncias
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncias se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se almacenará mientras esté usando el sistema de denuncias. Para mantener la conexión entre su ordenador y BKMS® System, se guardará en su ordenador una cookie que únicamente contiene el identificador de la sesión (denominada cookie de sesión). Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión y expirará cuando cierre el navegador.
Existe la posibilidad de configurar un buzón dentro del sistema de denuncias, cuyo acceso está protegido mediante un seudónimo/ nombre de usuario y una contraseña de libre elección. Con él podrá enviar mensajes al empleado responsable, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema solo almacena datos dentro del sistema de denuncias, lo cual lo hace especialmente seguro. No se trata de un sistema de comunicación habitual por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: los archivos pueden contener información personal oculta que podría comprometer su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no es capaz de eliminarla o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Versión: mayo de 2024
